اگر مدیر یک کسب و کار کوچک یا بزرگ و یا حتی یک کسب و کار تک نفره باشید قطعا از اهمیت داشتن یک کارت ویزیت حرفهای با طراحی جذاب و متناسب با فضای کسب و کار شما آشنا هستید. اما در کنار وجود کارت ویزیت، باید یک سری از موارد و مسائل را نیز رعایت کنید تا بتوانید از کارت ویزیت خود نهایت استفاده را ببرید زمان ارائه کارت ویزیت، نحوه ارائه کارت ویزیت و… جزء مسائلی است که باید رعایت شود و به درستی انجام شود. در این مقاله از وبلاگ کارتینو قصد داریم به برخی نکات بپردازیم که به شما در استفاده از کارت ویزیت کمک خواهد کرد.
ارائهی صحیح و اصولی کارت ویزیت
با وجود اینکه بسیار مهم است چه محتوایی روی کارت ویزیت ما چاپ شده و از چه ترکیب رنگی روی آن بهره بردهایم، لحظهای که کارت ویزیت را تقدیم همکار یا مشتریمان میکنیم و حتی سخنی که هنگام ارائهی کارت ویزیت به زبان میآوریم، اگر هوشمندانه و حرفهای باشد میتواند اثر بسیار مثبتی روی ذهن طرف مقابل ما داشته باشد. در این قسمت از مقاله به بررسی نکاتی در خصوص نحوهی ارائهی کارت ویزیت میپردازیم.
کارت ویزیت خود را به راحتی قابل دسترس نگه دارید
مطمئن شوید که کارت ویزیت شما به راحتی قابل دسترسی است و درون جیب یا کیف پول شما نهفته نیست. هیچ چیز اذیت کنندهتر از این نیست که یک مشتری از ما کارت ویزیت بخواهد و ما به مدت چند دقیقه به دنبال آن باشیم. کارت ویزیتتان را همیشه در دسترس نگه دارید، به گونهای که هر لحظه قصد دارید آن را ارائه کنید.
کارت خود را در لحظهی مناسب ارائه دهی
منتظر لحظهی مناسب برای ارائه کارت ویزیت خود باشید، مثلا پس از معرفی خود و داشتن یک گفتگو با شخص مقابل.
پیام کوتاهی را در کارت خود ارائه دهید
شاید تاکنون در تبلیغات تلویزیونی مشاهده کردهاید که هر برند و کسب وکاری در کنار تبلیغات خود پیامی کوتاه به مخاطب ارائه میدهد که در آن پیام کسب و کار و ویژگیهای آن را به مشتری ارائه کرده است. برای اینکه کارت ویزیت شما به یاد ماندنی باشد، میتوانید پیام کوتاهی درباره کسب و کار خود و ویژگیهای آن را در کارت ویزیت قرار دهید.
درخواست ارائه کارت ویزیت مقابله
در زمان مناسب، از شخص مقابل بخواهید که کارت ویزیت خود را ارائه کند، تا بتوانید گفتگوی خود را ادامه داده و علاقه خود را نسبت به کسب و کار شخص مقابل نشان دهید.
ایجاد ارتباط درست
بعد از دادن کارت ویزیت به شخص مورد نظر، حتما به او بگویید که در صورت نیاز به خدمات شما، با شما تماس بگیرد. این کار به ایجاد رابطه بیشتر و همچنین افزایش شانس ایجاد کسب و کار جدید به شما کمک میکند.
کارت خود را با دو دست ارائه دهید
در برخی از فرهنگها، ارائه کارت ویزیت با هر دو دست، نشانه مهربانی و ادب محسوب میشود. در ایران نیز جامعه این فرهنگ را قبول کرده است و اهدا وسایل از جمله کارت ویزیت با دو دست را به عنوان احترام طلقی کرده است. بنابراین در هنگام ارائه کارت خود سعی کنید از دو دست استفاده کنید و با احترام بالا به مشتری خود کارت ویزیت را ارائه دهید.
بیان هدف خود
هنگامی که کارت ویزیت را به شخص دیگری دادید، بهتر است هدف خود را با او مطرح کنید تا بهتر بفهمد که چه خدماتی میتوانید به او ارائه دهید.
تنوع در طراحی
اگر شما چندین محصول یا خدمات مختلف دارید، بهتر است برای هر یک از آنها، کارت ویزیت منحصر به فردی طراحی کنید.
فرهنگ استفاده از کارت ویزیت
فرهنگ ارائه کارت ویزیت در هر کشور و منطقه ممکن است متفاوت باشد. اما در اکثر موارد، ارائه کارت ویزیت به عنوان یک عمل ارتباطی محسوب میشود و باید با ملاحظه احترام و حفظ فاصله درست صورت بگیرد. برای مثال در برخی کشورها مثل ژاپن، ارائه کارت ویزیت بسیار حائز اهمیت است و باید با هنرمندی و توجه به جزئیاتی مانند چرخش دست و چشمپوشی نکردن از طرف فردی صورت گیرد که به عنوان توجه و احترام به فردی که به آن شخص کارت ویزیت داده شده است، در نظر گرفته میشود.
در بسیاری از کشورها، عادت استفاده از دو دست و یک دست در زمان ارائه کارت ویزیت متداول است، اما در برخی جاها مانند کشورهای خاورمیانه، ارائه کارت ویزیت با یک دست رایجتر است.
در ارتباط با طراحی کارت ویزیت هم میتوان گفت که باید از طرحی مناسب و جذاب استفاده شود که منش سازمانی صحیح و حرفهای شما را بیان کند. همچنین از نوشتن اطلاعات مهم مانند نام و شماره تلفن در قالب کارت ویزیت اطمینان حاصل کنید.
به طور کلی در ارتباط با فرهنگ استفاده از کارت ویزیت، مهم است که به سنتها و رسوم محلی متناسب با منطقه و فرهنگ اجتماعی آن منطقه توجه و احترام نشان دهید
زبان بدن استفاده از کارت ویزیت
زبان بدن هنگام استفاده از کارت ویزیت نیز میتواند در اولین ملاقات و ارتباط با شخص مقابل تاثیرگذار باشد. برای این کار میتوانید به موارد زیر توجه کنید:
- لبخند زدن: در ابتدای ارائه کارت ویزیت، لبخندی صمیمی و دلنشین بر روی لبان خود به نمایش بگذارید.
- نگاه مستقیم: بهتر است نگاهی مستقیم و صمیمی به چشمان شخص مقابل داشته باشید، البته این نگاه نباید آزاردهنده باشد.
- حرکات دست: حرکات دست میتواند در ایجاد اولین انطباق و ارتباط با شخص مقابل مفید باشد. مثلا میتوانید در ملاقات اول، با یک دست با شخص مقابل دست بدهید و پس از معرفی خود، کارت ویزیت را به او ارائه دهید.
- تشکر: در نهایت، از شخص مقابل بابت وقتی که گذاشته و توجهی که به شما داشته است، تشکر کنید.
زبان بدن در هنگام ارائهی کارت ویزیت باید باز و متقابل باشد، یعنی نباید با برخی علائم ناخوشایندی مانند چرخش بدن، خم شدن بدن یا اعتدال بدن همراه با بازوها و دستان بسته، ارائه شود. در عین حال، باید با لبخند و مشخص کردن چشم با مخاطب صحبت کرد و از آنها سوال کرد که آیا آنها نیز یک کارت ویزیت دارند؟ این کار به مخاطب این احساس را می دهد که شما به تبادل اطلاعات علاقه مند هستید و به ارتباط با او علاقه مندید.
آداب و رسوم ارائهی کارت ویزیت هوشمند
در سالهای اخیر کارت ویزیت هوشمند یا کارت ویزیت الکترونیک یکی از جایگزینهای مناسب برای کارت ویزیتهای کاغذی و سنتی بوده است. کارت ویزیتهای هوشمند علاوه بر تسریع و تسهیل فرایند تبادل اطلاعات در زمان بسیار کوتاه و دارا بودن قابلیت دسترسی به اطلاعات به صورت راحت و سریع، حس حرفهای بودن را نیز به طرف مقابل منتقل میکند.
از آنجایی که کارت ویزیت هوشمند دست به دست نمیشود، احتمال دارد طرف مقابل شما آشنایی کافی با عملکرد آن را نداشته باشد، پس بهتر است اگر این حس را از طرف مقابل دریافت کردید، یک اشارهی مختصر به نحوهی دریافت کارت ویزیت هوشمند به او ارائه دهید. مطمئن باشید پس از مشاهدهی جذابیت عملکرد کارت ویزیت هوشمند شما، حس خیلی بهتری نسبت به شما و سازمان شما خواهند داشت.
برای ارائهی اطلاعات کارت ویزیت هوشمند شما، کافیست از طرف مقابل درخواست کنید تا گوشی تلفن همراهش را در دست بگیرد تا شما بتوانید یک ارتباط تماسی بین کارت ویزیت الکترونیکتان و گوشی وی برقرار کنید.